Numérisation des registres d’état civil

Question écrite n° 15570 de M. Jean Louis Masson (Moselle – NI)

publiée dans le JO Sénat du 02/04/2015 – page 736

M. Jean Louis Masson attire l’attention de M. le ministre de l’intérieur sur le fait que certains départements n’ont pas encore procédé à la numérisation des registres d’état civil. Dans un souci de bonne conservation de ces registres, compte tenu du nombre important des généalogistes intéressés et dans le but de faciliter la consultation à distance, il lui demande si une action ne pourrait pas être engagée afin que les départements généralisent la numérisation. Il lui demande également s’il serait possible de recommander la numérisation du second exemplaire du registre qui est détenu par les communes lorsque le département ne possède pas le premier exemplaire.

Transmise au Ministère de la culture et de la communication

Réponse du Ministère de la culture et de la communication

publiée dans le JO Sénat du 08/10/2015 – page 2446

Les services départementaux d’archives ont numérisé, sur des crédits départementaux et avec le concours financier du ministère de la culture et de la communication, 435 millions de documents, dont 293 millions de pages de registres paroissiaux et d’état civil. Quasiment tous les départements français ont aujourd’hui numérisé les registres paroissiaux et d’état civil anciens, typologie documentaire la plus sollicitée par les usagers des archives. Ces documents sont mis en ligne sur Internet dans les conditions définies par l’autorisation unique AU 029 du 12 avril 2012 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et sont plébiscités par les internautes (plus de 2 milliards de pages vues par an). Seuls quelques départements n’ont pas encore numérisé et mis en ligne les collections d’actes paroissiaux et d’état civil de plus de 100 ou 120 ans qu’ils détiennent. L’engagement de ces programmes, qui exigent un investissement financier et humain substantiel, relève de leur initiative. Si ces départements n’ont pas encore numérisé leurs collections d’actes paroissiaux et d’état civil, ils disposent en revanche de microfilms pour une grande partie de celles-ci. Les originaux ne sont plus communiqués aux chercheurs et sont protégés des risques de détérioration nés de manipulations répétées. L’état civil est établi en deux exemplaires, un exemplaire conservé en commune et un exemplaire confié au greffe du tribunal de grande instance territorialement compétent. Les services départementaux d’archives conservent les collections versées par les tribunaux à l’expiration d’un délai minimum de 75 ans. Ils conservent également une partie des registres des communes, lorsque celles-ci leur ont déposé tout ou partie de leurs archives anciennes en application des articles L. 212-11 et L. 212-12 du code du patrimoine. Les programmes de numérisation portent souvent en premier lieu sur la collection des microfilms lorsqu’elle existe et qu’elle est de bonne qualité. À défaut, c’est la collection des greffes des tribunaux qui est privilégiée. L’exemplaire communal est numérisé s’il comble une lacune de ces collections, lorsqu’il est déposé au service départemental d’archives. S’ils sont encore conservés en commune, les registres peuvent être numérisés par les communes elles-mêmes – ce que font certaines villes – ou confiés pour numérisation aux services départementaux d’archives. Le premier modus operandi est difficile à mettre en œuvre dans des conditions optimales de qualité et de sécurité dans les petites communes ; le second implique une charge de travail lourde pour les services départementaux d’archives, et son engagement relève donc d’un choix scientifique et d’une décision politique de la collectivité départementale. En tout état de cause, le ministère de la culture et de la communication ne peut que recommander l’application stricte de l’article L. 212-11 du code du patrimoine qui prévoit le dépôt, aux Archives départementales, des registres de l’état civil de plus de 150 ans et des autres archives anciennes des communes de moins de 2 000 habitants. Le dépôt des registres de l’état civil peut même intervenir dès l’expiration du délai de 120 ans, ces documents n’ayant alors plus d’utilité administrative. Les départements qui ont appliqué de manière volontaire cette disposition du code du patrimoine disposent, au moins pour les communes de moins de 2 000 habitants, des deux collections de l’état civil ancien, et sont ainsi en mesure, lors de la préparation de leurs programmes de numérisation, de combler plus aisément les lacunes de l’une ou l’autre des deux collections et de sélectionner les registres qui présentent l’état matériel le plus satisfaisant. Le dépôt des archives anciennes des communes de moins de 2 000 habitants est le meilleur garant de leur préservation sur le long terme et de leur valorisation dans des corpus départementaux et nationaux aisément accessibles sur Internet.